Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Reverdin Solutions di Marc-André Reverdin (entreprise individuelle) — Corso Vittorio Emanuele II 154, 00186 Roma (Italie) — Partita IVA IT17458801002
Contact DPO : support@scribeapp.eu

Données collectées

• Données de compte : adresse email, nom (via Google ou Microsoft OAuth)
• Tokens OAuth : jetons d'accès à vos calendriers Google et Microsoft (utilisés pour la synchronisation du calendrier et, à votre demande, pour l'export vers SharePoint, la création de tâches Planner et la lecture des documents de référence ; supprimés avec le compte)
• Données de réunions : transcriptions audio, résumés, participants (avec votre consentement explicite)
• Données techniques : logs d'utilisation, adresse IP (pour la sécurité)
• Mesure d'usage interne : quelques étapes clés datées (inscription terminée, calendrier connecté, première réunion capturée, premier rapport partagé, passage à une offre supérieure), rattachées à votre compte et à votre organisation, sans adresse IP ni contenu.
• Mesure d'audience : sans votre accord, pages vues et étapes du parcours sans compte (Umami, auto-hébergé) ; avec votre accord, parcours rattaché à votre compte et enregistrement des sessions, textes masqués (PostHog) ; voir Mesure d'audience.

Base légale

• Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) : données de compte et tokens OAuth nécessaires au service
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : transcription des réunions et enregistrement bot
• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : logs de sécurité et prévention des abus ; mesure d'usage interne pour améliorer le parcours de démarrage ; mesure d'audience sans compte (Umami)
• Consentement (art. 6.1.a RGPD et art. 82 de la loi Informatique et Libertés) : mesure PostHog : cookie, parcours rattaché au compte et enregistrement des sessions (voir Mesure d'audience)

Information des participants aux réunions

Dès qu'il rejoint une réunion Microsoft Teams ou Nextcloud Talk, le bot Scribe poste dans le chat de la réunion une annonce écrite, en français et en anglais : elle indique qui a ajouté Scribe, que la réunion est enregistrée et transcrite pour en faire un compte rendu, comment s'y opposer, et renvoie vers la présente politique et vers la page Information des participants. Cette annonce est postée quel que soit le nom affiché du bot. Elle est uniquement écrite : le micro du bot n'émet jamais aucun son.

L'envoi de l'annonce peut échouer (chat désactivé par l'organisateur, par exemple) : l'utilisateur qui a ajouté Scribe reste tenu d'informer lui-même les participants.

Export des comptes rendus vers SharePoint

• Export manuel : un utilisateur connecté avec son compte Microsoft peut envoyer un compte rendu vers son OneDrive ou SharePoint depuis la page de la réunion, via l'API Microsoft Graph et ses propres autorisations.
• Dépôt automatique au format Word : pour une organisation cliente qui l'a demandé et pour les utilisateurs qu'elle a désignés, chaque compte rendu terminé est déposé automatiquement en fichier Word (.docx) dans un dossier du site SharePoint de l'organisation, via Microsoft Graph et une application autorisée par l'organisation sur son propre environnement Microsoft 365. Le fichier contient le titre, la date, la durée, le nom des participants, le résumé, les actions, les questions clés, les chapitres et un lien vers le rapport ; il ne contient ni l'audio ni la transcription intégrale.

Une fois déposées, ces copies sont hébergées par Microsoft dans l'environnement Microsoft 365 de l'organisation cliente et relèvent de ses propres règles de conservation : la purge automatique de Scribe et la suppression d'un rapport dans Scribe ne les effacent pas.

Durée de conservation

• Données de compte : jusqu'à la suppression du compte, qui les efface immédiatement, à l'exception du journal d'audit de l'organisation (actions, identité de l’utilisateur supprimé anonymisée), conservé pour preuve jusqu'à la suppression de l'organisation
• Fichiers audio : supprimés dès que la transcription et le résumé sont produits ; s'ils ne peuvent pas l'être, supprimés automatiquement après 14 jours par défaut. Fichiers techniques de diagnostic du bot, écrits à chaque réunion Teams enregistrée (noms des participants affichés par Teams et chronologie de leurs prises de parole), complétés par le code HTML de la page de réunion si aucun indicateur de parole n'est détecté au bout de 5 minutes, et par une capture d'écran, le code HTML et le texte de la page en cas d'incident de connexion ou de capture : supprimés automatiquement après 14 jours
• Transcriptions et résumés : supprimés automatiquement après 12 mois par défaut (purge RGPD automatique) ou immédiatement sur demande de l'utilisateur
• Ces durées par défaut sont des maximums : les administrateurs d'une organisation peuvent les raccourcir pour leur organisation dans Paramètres → Organisation → Conservation des données
• Mesure d'audience : sans compte (Umami), 25 mois ; PostHog, 25 mois au plus après la dernière visite ; enregistrements des sessions, 30 jours
• Mesure d'usage interne : détachée de votre compte (et de l'organisation) dès leur suppression ; seuls des totaux anonymes subsistent
• Logs techniques (journaux des services applicatifs) : pas de durée fixe ; rotation par taille, au plus 5 fichiers de 10 Mo par service, les entrées les plus anciennes étant effacées au fur et à mesure

Sous-traitants et destinataires

Vos données ne sont pas vendues ni partagées avec des tiers à des fins commerciales. Liste exhaustive des sous-traitants :

• Hetzner Online GmbH (Allemagne, UE) — hébergement principal, base de données, stockage audio, service email (Mailu auto-hébergé sur nos serveurs). Données stockées exclusivement en Allemagne.
• Gladia SAS (France, UE) — transcription et diarisation audio (chaîne principale). Traitement réalisé dans l'UE.
• Groq Inc. (États-Unis) — transcription audio de secours uniquement (fallback Whisper). Transfert hors UE.
• Faster-Whisper (traitement local) — dernier recours en cas d'indisponibilité des fournisseurs cloud ; transcription exécutée localement sur nos serveurs Hetzner en Allemagne (UE). Aucun envoi externe.
• Google LLC (États-Unis) — OAuth et API Google Calendar ; également fournisseur du modèle Gemini, auquel notre passerelle LiteLLM transmet directement les transcriptions textuelles pour la génération de résumés, l'attribution des locuteurs et les briefs pré-réunion (jamais l'audio). Transfert hors UE.
• OpenRouter (États-Unis) — routage des requêtes d'IA, en secours uniquement, si l'API Google est indisponible : reçoit alors, depuis notre passerelle LiteLLM auto-hébergée, les transcriptions textuelles (jamais l'audio) et les transmet au modèle Google Gemini (modèle principal et modèle de secours) pour la génération de résumés, l'attribution des locuteurs et les briefs pré-réunion. Transfert hors UE.
• Microsoft Corporation (États-Unis) — OAuth et API Microsoft Graph (calendrier Outlook, export et dépôt des comptes rendus sur SharePoint/OneDrive). Transfert hors UE.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande, UE) — traitement des paiements et gestion des abonnements. Les données de carte bancaire sont transmises directement à Stripe et ne transitent pas par nos serveurs.
• PostHog Inc. (États-Unis, données hébergées dans l'UE à Francfort) — mesure d'audience et enregistrement des sessions, seulement avec votre accord (textes masqués, contenus de réunion jamais capturés). La mesure sans compte (Umami) est hébergée sur nos serveurs Hetzner et n'a pas d'autre destinataire. Accès éventuel depuis les États-Unis encadré par le Data Privacy Framework et les clauses contractuelles types.

Aucun sous-traitant n'est autorisé à utiliser vos données de réunions à des fins d'entraînement de modèles IA.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données (bouton "Exporter" dans les paramètres)
• Rectification : corriger vos données inexactes
• Suppression : supprimer votre compte et toutes vos données (bouton "Supprimer mon compte" dans les paramètres)
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (export JSON)
• Opposition : vous opposer à certains traitements

Pour exercer ces droits : support@scribeapp.eu

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Sécurité

Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés en Allemagne (UE). Les accès sont protégés par authentification. Aucun mot de passe n'est stocké en clair.

Historique des modifications

• 21 octobre 2026 : mesure d'audience sans compte par Umami (auto-hébergé, 25 mois) et PostHog seulement après accord, bandeau de choix commun à la suite Perystyl, liste des cookies, PostHog Inc. ajouté aux sous-traitants.
• 16 octobre 2026 : responsable du traitement désigné sous le nom Reverdin Solutions di Marc-André Reverdin.
• 30 septembre 2026 : annonce écrite d'enregistrement postée par le bot dans le chat de la réunion ; dépôt automatique des comptes rendus Word sur le SharePoint du client ; rôles de Gladia (transcription principale), Groq (secours) et Google (Gemini en appel direct, Calendar) précisés ; OpenRouter (secours uniquement), usages des jetons OAuth, transfert vers Microsoft, fichiers de diagnostic du bot et durées de conservation alignés sur le fonctionnement réel.
• 7 juin 2026 : purge automatique des transcriptions et ajout de la transcription locale Faster-Whisper.